Cómo aprender a hacer nóminas

Elaborar una nómina puede parecer complicado al principio. En un mismo documento aparecen conceptos salariales, cotizaciones, bases, retenciones y deducciones que deben calcularse correctamente y conforme a la normativa vigente.

Sin embargo, aprender a hacer nóminas resulta más sencillo cuando se estudia el proceso de forma ordenada. En primer lugar, se debe comprender la estructura del recibo salarial, después, identificar los devengos y las deducciones; y, por último, practicar las diferentes situaciones del entorno laboral.

Es especialmente útil para quienes quieren trabajar en departamentos de recursos humanos, asesorías, gestorías o áreas de administración laboral. Ayuda a comprender cómo se calcula el salario y los elementos que influyen en la cantidad final que recibe el empleado.

¿Qué es una nómina y para qué sirve?

Una nómina es un recibo oficial que entrega la empresa a sus trabajadores con el salario correspondiente. Incluye los datos de la empresa y de la persona trabajadora, las cantidades generadas, las deducciones aplicadas y el importe final que debe percibirse.

También muestra las bases utilizadas para calcular las cotizaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF. Por ello, elaborarla correctamente es una responsabilidad importante dentro de la gestión laboral de cualquier empresa.

Conceptos básicos para aprender a hacer nóminas

Antes de comenzar a realizar una nómina, conviene dominar ciertos términos fundamentales.  

Salario bruto y salario neto

El salario bruto es la suma de las cantidades generadas antes de aplicar descuentos. El salario neto, también llamado líquido a percibir, es la cantidad que finalmente recibe la persona trabajadora.

Confundir ambos conceptos es uno de los errores más habituales al interpretar una nómina.

Devengos y deducciones

Los devengos son las cantidades generadas durante el periodo de liquidación. Pueden incluir el salario base, complementos, incentivos, horas extraordinarias o pagas extraordinarias.

Las deducciones son los importes que se restan del total devengado. Entre ellas se encuentran las aportaciones de la persona trabajadora a la Seguridad Social y la retención del IRPF.

Convenio colectivo

El salario no se determina únicamente a partir del contrato. También deben revisarse la categoría profesional, la jornada, la antigüedad y el convenio colectivo aplicable.

El convenio puede establecer el salario base, los complementos, las pagas extraordinarias y otras condiciones económicas. Utilizar una tabla salarial incorrecta puede afectar a todo el cálculo.

Bases de cotización

Las cuotas de la Seguridad Social se calculan aplicando determinados porcentajes sobre las bases de cotización.

Estas bases se obtienen a partir de la remuneración y de otros conceptos computables. Como las reglas y tipos pueden cambiar, siempre deben consultarse fuentes actualizadas antes de elaborar una nómina real.

¿Qué partes tiene una nómina?

Para aprender a hacer nóminas, es necesario reconocer los principales apartados del documento.

Encabezado

El encabezado identifica a la empresa y a la persona trabajadora. Suele incluir el nombre o razón social, el código de cuenta de cotización, el número de afiliación a la Seguridad Social, el grupo profesional, la antigüedad y el periodo de liquidación.

Devengos salariales

Los devengos salariales retribuyen directamente el trabajo realizado. Los más frecuentes son:

• Salario base.
• Complementos personales o del puesto.
• Antigüedad.
• Incentivos y comisiones.
• Horas extraordinarias.
• Pagas extraordinarias.
• Salario en especie.

Percepciones no salariales

También pueden aparecer cantidades destinadas a compensar gastos o situaciones concretas, como determinadas dietas, desplazamientos o indemnizaciones.

Deducciones

En este apartado se restan las aportaciones a la Seguridad Social, la retención del IRPF y otros descuentos que puedan corresponder, como anticipos o embargos.

Después de aplicar las deducciones al total devengado se obtiene el líquido a percibir.

Cómo hacer una nómina paso a paso

Recopila la información necesaria

El primer paso consiste en reunir el contrato, el convenio colectivo, la categoría profesional, la jornada y las incidencias del mes.

También deben revisarse las altas, bajas, vacaciones, horas extraordinarias, comisiones, anticipos o situaciones de incapacidad temporal. Cualquier modificación puede afectar al resultado.

Calcula los devengos

A continuación, se suman el salario base y los complementos correspondientes. Si las pagas extraordinarias están prorrateadas, se añade su parte mensual.

Cuando la persona no ha trabajado todo el periodo, puede ser necesario calcular cantidades proporcionales según los días trabajados.

Determina las bases de cotización

El siguiente paso es calcular las bases sobre las que se aplicarán los porcentajes de cotización.

No todos los conceptos reciben el mismo tratamiento. Por ello, es necesario comprobar cuáles se incluyen, cuáles están excluidos y si existen límites mínimos o máximos.

Aplica las deducciones

Una vez obtenidas las bases, se calculan las aportaciones de la persona trabajadora a la Seguridad Social y se aplica la retención del IRPF.

Calcula el líquido a percibir

La cantidad final se obtiene mediante esta operación:

Total devengado – Total deducciones = Líquido a percibir

Antes de cerrar la nómina, conviene comprobar que los días, conceptos, bases y porcentajes coincidan con la documentación laboral.

Ejemplo sencillo de una nómina

Una nómina con un salario base de 1.300 €, un complemento de 150 € y una prorrata de pagas extraordinarias de 200 €.

El total devengado sería de 1.650 €. A continuación, se calcularían las bases de cotización y se aplicarían las aportaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF.

Si el total de deducciones fuera de 260 €, el líquido a percibir sería de 1.390 €.

Errores frecuentes al elaborar una nómina

Uno de los errores más habituales es copiar los datos del mes anterior sin comprobar si ha cambiado el salario, el convenio o la situación laboral.

También pueden producirse fallos como:

• Aplicar una retención desactualizada.
• Omitir una incidencia.
• Calcular mal la prorrata de las pagas.
• Confundir conceptos salariales y no salariales.
• Utilizar una base de cotización incorrecta.
• Introducir datos erróneos en el programa.
• No revisar una baja laboral.

Los programas de gestión facilitan el trabajo, pero no sustituyen los conocimientos técnicos. Si la información introducida es incorrecta, el resultado también lo será.

Cómo aprender a hacer nóminas desde cero

Comprende el proceso antes de usar un programa

Antes de utilizar un software, es recomendable dominar conceptos como salario bruto, devengos, bases, deducciones y salario neto.

Cuando se comprende el cálculo manual, resulta más fácil detectar errores en los resultados generados automáticamente.

Practica con casos diferentes

No basta con repetir una nómina mensual sin incidencias. Conviene practicar con jornadas parciales, pagas prorrateadas, horas extraordinarias, vacaciones, bajas, anticipos y finalizaciones de contrato.

Consulta información actualizada

La normativa laboral y de cotización puede modificarse. Es importante consultar el Estatuto de los Trabajadores, los convenios colectivos y la información oficial de la Seguridad Social,

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Salidas profesionales relacionadas con las nóminas

Aprender a hacer nóminas facilita el acceso a puestos laborales como:

• Auxiliar laboral
• Administrativo de recursos humanos
• Gestor de nóminas
• Personal de apoyo en asesorías, despachos y gestorías
• Departamentos de Recursos Humanos
• Empresas privadas
• Administración pública y organismos oficiales
• Departamentos de contabilidad y administración
• Centros educativos, sanitarios y entidades no lucrativas

Su función principal será realizar el cálculo de salarios, la preparación de contratos, la gestión de altas y bajas, el control de incidencias y la atención de consultas laborales.

Conclusión

Para aprender a hacer nóminas es necesario comprender la estructura del recibo salarial y practicar cada fase del cálculo. No consiste únicamente en introducir datos en un programa, sino en saber de dónde procede cada concepto y cómo influye en el resultado.

El aprendizaje debe comenzar por los devengos, las deducciones y las bases de cotización. Después, conviene resolver casos diferentes, consultar fuentes actualizadas y familiarizarse con herramientas de gestión laboral.

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